Toll-Collect-Mautdaten ins TMS einbinden: 6 Schritte

Was Sie vor dem Start brauchen

Bevor Sie mit dem Import von Toll-Collect-Mautdaten ins TMS beginnen, müssen fünf Voraussetzungen erfüllt sein. Fehlt eine davon, bricht die Kette zwischen Mauterhebung und GoBD-konformer Archivierung an genau der Stelle, an der es später teuer wird: bei der Betriebsprüfung.

• Ein registriertes Unternehmenskonto im Toll Collect Kunden-Portal, in dem alle mautpflichtigen Fahrzeuge angemeldet sind – inklusive der Fahrzeuge zwischen 3,5 und 7,5 Tonnen, die seit dem 1. Juli 2024 erstmals mautpflichtig sind, weil die Absenkung der Mautpflichtgrenze auf mehr als 3,5 Tonnen technisch zulässige Gesamtmasse zum 01.07.2024 in Kraft trat.
• Ein TMS mit einem Referenzfeld für Kostenstelle oder Tour, in das sich externe Kostendaten per CSV, SFTP oder API importieren lassen.
• Ein GoBD-konformes Archiv- oder DMS-System mit hinterlegter Verfahrensdokumentation, das Belege unveränderbar speichert.
• Kenntnis der Tarifmerkmale je Fahrzeug: Gewichtsklasse, Schadstoffklasse und CO2-Emissionsklasse, denn die CO2-Differenzierung erfolgt anhand von fünf CO2-Emissionsklassen, die sich an EU-Vorgaben orientieren, wobei die Einstufung anhand der spezifischen CO2-Emissionen eines Fahrzeugs erfolgt.
• Zeitpuffer: Die Portal-Frist läuft. Dazu gleich mehr.

Wenn Sie diese fünf Punkte abgehakt haben, können Sie mit dem eigentlichen Import beginnen.

Schritt für Schritt: Mautdaten vom Portal ins TMS

Der komplette Weg von der Toll-Collect-Abrechnung bis zur archivierten, kostenstellengerecht zugeordneten Buchung im TMS lässt sich in sechs Schritten abbilden. Jeder Schritt hat einen eigenen Fehlerpunkt, an dem Daten verloren gehen oder falsch zugeordnet werden können.

1. Fahrzeugstammdaten und Tarifmerkmale im Kundenportal prüfen. Kontrollieren Sie für jedes Fahrzeug Gewichtsklasse, Schadstoffklasse und CO2-Emissionsklasse. Das ist besonders wichtig für Fahrzeuge, die erst seit der Grenzabsenkung im Datensatz auftauchen: Fahrzeuge mit einer technisch zulässigen Gesamtmasse von mehr als 3,5 Tonnen und weniger als 7,5 Tonnen werden erstmals in die Mautpflicht einbezogen. Wer diese Fahrzeuge nicht korrekt im Portal hinterlegt hat, bekommt später Lücken im Datensatz statt Mautbuchungen.
2. Abrechnungsdokument als CSV exportieren. Im Reiter Abrechnung des Kunden-Portals stehen die Mautaufstellungen und Einzelfahrtennachweise bereit. Sie stehen als pdf- und als csv-Datei bereit. Der Haken dabei: der Einzelfahrtennachweis wird dort nur drei Monate gespeichert, während die Mautaufstellung 24 Monate verfügbar bleibt. Für den detaillierten Einzelfahrtennachweis mit Streckenbezug haben Sie also nur ein enges Zeitfenster – planen Sie den monatlichen Export als festen Termin ein, nicht als Ad-hoc-Aufgabe.
3. CSV-Felder verstehen und mappen. Die Toll-Collect-Erläuterung zum Einzelfahrtennachweis im CSV-Format ordnet jeder Spalte ein Tarifmerkmal zu: Tarifmerkmal, Gewichtsklasse des Fahrzeuges, Schadstoffklasse des Fahrzeuges sowie die Emissionsklasse des Fahrzeuges als Tarifmerkmal. Dazu kommen Einbuchungsnummer, Streckenabschnitt und Mautbetrag je Fahrt. Bevor Sie ein Mapping ins TMS bauen, sollten Sie jede Spalte einmal manuell mit einer Musterdatei abgleichen. Toll Collect stellt dafür eine csv-Musterdatei mit Erläuterungen im Download-Center bereit.
4. Import ins TMS. Für kleine Flotten reicht ein manueller CSV-Upload in die Fremdkosten-Erfassung. Ab einer gewissen Fahrzeuganzahl lohnt sich ein automatisierter Import per SFTP oder API, der die CSV direkt in die Kostenstellenlogik einspielt. Mehrere TMS-Plattformen unterstützen diesen Weg für Fremdkosten, darunter Cargoson, Alpega, Transporeon und SAP TM – mit unterschiedlicher Tiefe bei nativen Connectoren gegenüber reinem CSV-Import. Prüfen Sie vor der Einführung, ob Ihr Anbieter eine Zuordnungsregel auf Einbuchungsnummer-Ebene unterstützt, sonst landen Mautbeträge nur auf Fahrzeugebene statt auf der einzelnen Tour.
5. Soll-Ist-Abgleich einrichten. Vergleichen Sie die im TMS geplante Route mit der tatsächlich bei Toll Collect gebuchten Mautstrecke. Abweichungen entstehen häufig durch Umleitungen, Baustellen oder manuelle Nachbuchungen. Markieren Sie diese automatisiert, statt sie am Monatsende in einer Excel-Tabelle zu suchen.
6. Export ins GoBD-Archiv überführen. Sobald die Daten im TMS validiert sind, exportieren Sie CSV und zugehörige PDF-Belege in Ihr Archivsystem – und zwar vor Ablauf der Drei-Monats-Frist im Kunden-Portal. Wer diesen Schritt verschleppt, verliert nach drei Monaten die Möglichkeit, den Einzelfahrtennachweis erneut herunterzuladen, weil die itemised journey list nur drei Monate im Portal gespeichert wird.

Woran Sie erkennen, dass die Integration funktioniert

Zwei Prüfungen zeigen zuverlässig, ob der Datenfluss sauber steht: eine Kontrollsumme und eine Stichprobe.

Bei der Kontrollsumme vergleichen Sie die Summe aller importierten Mautbeträge im TMS mit der Kontoübersicht im Toll-Collect-Portal für denselben Zeitraum. Weicht der Betrag ab, liegt meist ein Mapping-Fehler bei einer der Tarifspalten vor, häufig bei Fahrzeugen mit gerade geänderter CO2-Emissionsklasse. Bei der Stichprobe wählen Sie eine einzelne Tour und verfolgen sie bis auf Kostenstellenebene zurück: von der Einbuchungsnummer im Einzelfahrtennachweis über den Streckenabschnitt bis zur Buchung im TMS. Lässt sich diese Kette lückenlos nachvollziehen, funktioniert die Integration. Lässt sie sich nicht nachvollziehen, haben Sie ein Problem, das spätestens bei einer Betriebsprüfung sichtbar wird.

Häufiger Fehler: Manuelle Einbuchung ohne OBU

Die häufigste Fehlerquelle im Datenabgleich sind Fahrzeuge ohne On-Board-Unit. Für sie besteht keine OBU-Pflicht, eine OBU dient aber der Sicherheit, da der Fahrer Strecken nicht separat buchen muss. Ohne OBU muss die Strecke vorab manuell gebucht werden, entweder über Internet, App oder Terminal. Bei Fehlfunktionen des Fahrzeuggeräts oder wenn keine OBU verbaut ist, ist eine manuelle Einbuchung vor Fahrtantritt notwendig. Das Problem für die TMS-Integration: Manuell gebuchte Fahrten weichen im CSV-Format oft in Streckenverlauf oder Tarifmerkmal von der geplanten Route ab, weil Fahrer die Strecke vereinfacht oder ungenau eingeben. Das führt im Soll-Ist-Abgleich zu einer hohen Zahl an markierten Abweichungen, die eigentlich keine echten Fehler sind, sondern Artefakte der manuellen Buchung. Die Lösung: Legen Sie im TMS eine eigene Abgleichsregel für Fahrzeuge ohne OBU an, mit größerer Toleranz bei Streckenabweichungen und engeren Prüfintervallen. Bei tatsächlichen Fehlbuchungen – etwa einer falsch eingebuchten Strecke – nutzen Sie den Reklamationsprozess, den Toll Collect über eigene Formulare für Einbuchung oder Stornierung anbietet.

GoBD-konforme Archivierung der Mautbelege

Mautbelege sind Buchungsbelege und unterliegen damit den GoBD-Aufbewahrungsfristen. Nach aktueller Rechtslage gilt: die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde von 10 auf 8 Jahre verkürzt, während für Rechnungen selbst weiterhin die ursprüngliche 10-Jahres-Frist nach § 14b UStG gilt. Wichtig für die Fristberechnung: die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung erstellt wurde, nicht mit dem Belegdatum selbst. Eine Verfahrensdokumentation ist dabei kein optionales Extra, sondern Pflichtbestandteil. Sie muss beschreiben, wie Mautdaten aus dem Toll-Collect-Portal ins TMS gelangen, wie sie dort verarbeitet werden und wie der Export ins Archiv erfolgt. Ohne diese Dokumentation kann ein Betriebsprüfer die gesamte Kette als nicht nachvollziehbar einstufen, selbst wenn die Zahlen am Ende stimmen. Reines Ablegen der CSV-Datei im TMS reicht nicht aus. Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit und Protokollierung jeder Änderung. Ein GoBD-konformes Archivsystem muss Dokumente unveränderbar speichern, Änderungen protokollieren, eine Volltextsuche ermöglichen und den Zugriff über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicherstellen. Ein normaler Dateiordner im TMS oder ein Cloud-Speicher ohne Versionierung erfüllt diese Anforderung in der Regel nicht, weil Dateien dort ohne Protokoll geändert oder gelöscht werden können.

Ausblick: CO2-Klassen und neue Fahrzeuggruppen 2026

Das Tarifmapping im TMS ist keine einmalige Einrichtung, sondern muss mit der Rechtslage mitwachsen. Aktuell werden nur die Fahrzeuge der Fahrzeuggruppen 4, 5, 9 und 10 der CO2-Mautdifferenzierung unterzogen, im Laufe des Jahres 2026 sollen die Fahrzeuggruppen 1, 2, 3, 11, 12 und 16 hinzukommen. Ein genaues Datum steht noch nicht fest. Für Verlader und Speditionen mit gemischten Flotten bedeutet das: Fahrzeuge, die bisher nicht CO2-differenziert abgerechnet wurden, tauchen künftig mit einem neuen Tarifmerkmal in der CSV auf – das TMS-Mapping muss diese Spalte dann korrekt auslesen, sonst entstehen erneut Lücken in der Kostenstellenzuordnung. Bei den laufenden Fahrzeuggruppen ändert sich zudem die Berechnungsgrundlage: seit dem 1. Juli 2026 gelten neue Bezugs- und Schwellenwerte für die Einstufung von Lkw in CO2-Emissionsklassen, nachdem eine EU-Verordnung aus dem Jahr 2025 niedrigere Bezugswerte je Fahrzeuguntergruppe festgelegt hat. Das kann dazu führen, dass ein Fahrzeug, das im Vorjahr in einer besseren CO2-Klasse eingestuft war, jetzt in eine schlechtere Klasse fällt – mit entsprechend höherer Mautbelastung. Für die TMS-Kalkulation heißt das: Kostenprognosen auf Basis der Vorjahreswerte sind für 2026 nicht mehr zuverlässig.

TMS-Plattformen im Vergleich: Weg des Toll-Collect-Imports

Eine native, direkte API-Anbindung an das Toll-Collect-Kundenportal bietet derzeit keine der genannten Plattformen. Der CSV-Export bleibt der gemeinsame Nenner – die Frage ist, wie gut das jeweilige TMS diesen Export automatisiert verarbeitet und wie granular es Beträge auf Tour- und Kostenstellenebene herunterbricht.

Beginnen Sie mit einem einzelnen Testmonat: Exportieren Sie die CSV, bauen Sie das Mapping für Ihre aktuellen Fahrzeuggruppen auf, prüfen Sie die Kontrollsumme und richten Sie erst danach die automatisierte Archivierung ein. Wer diesen Testlauf vor der nächsten Portal-Frist durchspielt, vermeidet den Stress, kurz vor Ablauf der Drei-Monats-Frist Einzelfahrtennachweise manuell zusammensuchen zu müssen.